原文由蕭景威（Kyrus Siu）撰寫，刊於其 Substack 專欄。經作者授權轉載於《好。報》。圖片及觀點屬原作者所有。
一百元捐款不可能有一百元直接用於前線，除非有人替機構支付背後所有開支。
每當慈善機構表示會從捐款中撥出一部分支付行政開支，市民最直接的反應往往是：為甚麼捐款不能百分百用於服務？行政開支是否代表部分資源沒有用在有需要的人身上？
但難道核數不用付費、資訊科技及網絡保安不用投資，第三者責任保險也不用繳付保費？若這些都涉及實際開支，問題便不是行政成本應否存在，而是由誰支付。把它們排除於項目預算之外，不會令成本消失，只會令機構以其他捐款、儲備或員工的額外付出補貼。
當然，市民對行政開支有所戒心，並非完全沒有原因。一提到行政開支，不少人便聯想到管理架構臃腫，甚至「肥上瘦下」。這種憂慮值得正視，但行政開支不等於高層薪酬，而高層薪酬是否合理，也不能單憑金額高低判斷。管理一間擁有大量員工、龐大預算和風險較高服務的機構，所承擔的責任，與管理一間小型機構並不相同。
市民真正需要留意的，不是機構有沒有行政開支，而是這些開支的構成是否合理，以及機構能否清楚交代。
零行政開支只是把成本隱藏
一項服務可以由社工、輔導員或導師提供，但背後仍要有人招聘、出糧、採購、處理帳目、保障個人資料和提交資助報告。涉及兒童、長者或其他弱勢社群的服務，還需要專業督導、風險評估，以及事故通報和跟進機制。這些工作沒有直接出現在服務對象面前，不代表它們與服務無關。
若資助者要求準確帳目、成效數據、風險報告和嚴謹管治，卻拒絕承擔相關成本，機構便只能以不設指定用途的捐款或儲備補貼。行政開支看似很低，代價卻可能是人手不足、系統老化、員工流失，以及機構長期缺乏發展能力。
低行政開支不一定代表高效率，也可能代表機構正在透支。單憑行政開支比例判斷機構表現，並不是可靠的成效指標。
人工、行政與籌款開支要分清
討論行政開支之前，首先要分清直接服務成本、中央支援成本和籌款成本。分類的關鍵不在於開支是薪金、租金還是設備，而在於資源實際用於甚麼工作，以及能否直接歸入某項服務。
以輔導項目為例，輔導員進行面談、個案評估、撰寫紀錄和跟進轉介，相關薪酬是直接服務成本，而非行政開支。若臨床督導是維持項目安全和專業水平的必要部分，也可列作直接成本。相反，處理全機構招聘、薪酬、會計、核數和董事會事務的人員，其薪酬才較適合歸入中央行政成本。
若同一名員工同時提供服務和參與機構管理，薪酬便應按工時或其他一致準則分攤。專供項目使用的輔導室可以列作直接成本；多個項目共用的辦公室和資訊科技系統，則可按使用時間、人數或樓面面積分攤。
會計上，支出應先按實際性質入帳，再區分直接服務成本和共同支援成本。行政費百分比只是分攤和收回成本的方法，不是一筆沒有實際支出支持的費用，更不是機構可以自動取走的收入。
籌款本身同樣有成本。信用卡、電子錢包和網上付款平台一般會收取手續費，機構亦要處理籌款宣傳、捐款收據、捐款人資料管理和網絡保安。這些屬於籌款開支或付款手續費，不應全部混入行政開支。在管理帳目上，也宜分別反映捐款總額和相關手續費，讓市民知道機構籌得多少，以及籌募這些款項需要付出多少成本。
捐款性質同樣重要。不設指定用途的捐款本來就是支持機構的整體使命，合理用於會計、管治、人力資源和資訊科技系統，並無不妥。若屬指定用途捐款或項目資助，機構則應事先披露行政費比例和計算方法，並按照籌款說明或資助協議使用款項，不能事後自行扣除。
合理水平不等於最低水平
行政開支沒有一個適用於所有機構的理想百分比。香港社創基金(SIE Fund)部分申請文件，把中央行政開支上限訂於項目總額的百分之五；美國聯邦資助制度則容許未有議定間接成本率的非牟利機構採用百分之十五的簡化成本率。兩者的定義和計算基礎不同，不能直接比較，卻足以說明行政開支上限是一項資助安排，不等於機構的實際成本。
判斷行政開支是否合理，應看四件事：費用是否源於實際成本，分攤方法是否一致，同一項開支有否被重複收取，以及機構有否事先清楚交代。
項目的規模、年期和風險也會影響比例。小型或短期項目的行政開支比例有時反而較高，因為招聘、開設帳目、簽訂合約和項目完結時的核數等固定工作，不會隨資助額同步減少。合理不是所有機構採用同一數字，而是每個數字都有成本基礎和清楚解釋。
與行政開支一樣，管理層薪酬也不是愈低愈好。機構需要具備能力和經驗的人才，管理財政、人員、服務質素、法律責任和機構風險。真正需要檢視的，是薪酬是否與職責、機構規模、營運複雜程度和專業要求相稱，是否經過適當的管治程序審批，以及前線員工的待遇是否公平。薪酬水平較高不一定代表浪費，薪酬水平偏低也不一定代表機構有效率。
資助者既要求專業、透明和問責，是否可以假設支撐這些要求的制度和人手都不用成本？要求成效評估，就應承擔收集和分析數據的合理費用；要求保障資料安全，就不能拒絕支付相關系統和風險管理成本。真正負責任的資助，不是把行政開支壓至最低，而是確保每項成本都有需要、有理據，也能支持更穩健的服務。
商界也可分擔部分成本。銀行、信用卡公司和付款平台可以直接為認可慈善機構豁免或調低手續費，讓機構更接近收足每一筆捐款。這比先收費再捐回直接，也可減少雙方的會計程序。香港現行慈善捐款扣稅主要適用於金錢捐款，未必涵蓋免費服務或費用豁免；政府可研究提供相應的稅務誘因，避免企業為了符合扣稅形式而採用迂迴安排。
承認行政成本有其必要，不等於給機構一張空白支票。臃腫架構、重複程序，以及不能交代的開支，理應受到質疑；但會計、管治、資訊科技和風險管理，也不可能免費取得。
所謂「百分百用於前線」，有時不是更高的道德標準，只是更高明地把成本隱藏。無論是行政成本還是管理層薪酬，合理都不等於最低，而是與責任、規模和實際需要相稱。真正需要壓低的，是無效和不能交代的成本；真正需要提高的，是每一元捐款能夠持續創造的社會價值。